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关于印发加强全县重大活动档案管理工作的意见的通知

????文章来源:陇西县档案局???? ????更新时间:2013-12-13

 

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陇办发〔2013145

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中共陇西县委办公室

陇西县人民政府办公室

关于印发加强全县重大活动档案管理工作的意见的通知

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各乡镇党委、政府,县直各部门、各单位:

县档案局制定的《关于加强全县重大活动档案管理工作的意见》已经县委、县政府同意,现予以印发,请结合各自实际,认真抓好贯彻落实。

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中共陇西县委办公室????? 陇西县人民政府办公室

?20131122

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关于加强全县重大活动档案管理工作的意见

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陇西县档案局

(二一三年十一月十四日

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重大活动档案是各级党委、政府重大活动和区域重大事件的历史记录,不仅直接反映重大活动、重大事件发生、发展的过程,也集中体现一个地区经济社会发展的历史进程,是我县宝贵的历史文化财富,是国家档案资源的重要组成部分。为加强对我县重大活动档案的收集、管理和利用,确保重大活动档案的完整、准确与安全,根据《中共甘肃省委办公厅关于加强重大活动档案管理工作的意见》(省委办发〔201069号)文件精神,经县委、县政府同意,结合我县实际,提出如下意见。

一、严格界定重大活动档案的内涵

我县重大活动档案,是指下列重大活动过程中直接形成且具有保存价值的文字、声像、照片、电子文件、标志性实物等形式和载体的原始记录。主要包括:

(一)党和国家领导人、省(部)级领导人在我县的公务活动。

(二)境外各界知名人士、友好团体、国际组织负责人在我县的外事活动。

(三)由我县承办的国家级、省级和市级的重要节会活动。

(四)县委、县人大、县政府、县政协召开的重要会议。主要包括党代会、人代会、政协会、政府全体会议、四大家领导联席会议以及其他全县性的重要会议。

(五)县委、县政府主要领导参加的重要公务活动。

(六)对全县具有重大影响的政治、经济、社会、文化活动或者公益性活动。

(七)同台湾、香港、澳门地区之间的重要交流与合作活动。

(八)县内重大、突发性公共安全事件的处置活动。

(九)其他具有重大影响的活动。

二、准确把握重大活动档案的归档范围

把握好重大活动归档范围是确保重大活动档案完整收集和有效利用的前提。我县重大活动的举办、承办单位要按照国家、省、市有关规定,编制重大活动材料的归档范围。主要包括:

(一)重大活动起源性文件,一般包括可行性报告、请示、建议、调研报告、初步方案等。

(二)重大活动筹备会议、专题会议等会议的记录、纪要、领导讲话等。

(三)上级和主管重大活动的领导的讲话稿、重要发言稿等。

(四)有关重大活动的请示、批复、往来文书、简报、合同、协议等。

(五)重大活动总体方案、活动部署、计划、组织分工、时间安排等。

(六)各分项活动方案、计划、组织分工、时间安排等。

(七)反映重大活动的结果、成果及经济效益和社会效益的相关文件材料等。

(八)重大活动结束后形成的经验性总结材料和各种统计报表等。

(九)重大活动各种载体形式的宣传材料、新闻报道材料、纪念册、书籍等。

(十)重大活动中形成的各类电子文件。

(十一)重大活动中形成的录音带、录像带、照片、磁盘、光盘等声像材料。

(十二)重大活动中形成的具有纪念意义的凭证性和标志性实物,包括活动标志、证件、证书、奖状、奖杯、奖章、锦旗、题词、纪念品、票证等。

(十三)对当前和今后同类型的活动有参考和借鉴作用的其他重要材料。

三、明确重大活动档案的流向

各乡镇、县直各单位,尤其是重大活动举办、承办单位,必须严格按照省上关于重大活动档案管理工作有关规定,做到“归属清楚、流向明确、处置有效、妥善保管”,严格控制重大活动档案归属与流向。

(一)一个单位举办、承办的重大活动,其档案归入本单位档案全宗,保管期满后按规定向县国家综合档案馆移交;提前移交的须经县国家综合档案馆同意。

(二)两个以上单位联办的跨部门、跨行业的综合性重大活动,应当自重大活动结束之日起30日内由各联办单位向县国家综合档案馆移交;延期移交的须经县国家综合档案馆同意。

(三)举办、承办单位成立临时组织机构的,其重大活动档案由临时组织机构负责收集、整理,在临时机构停止办公之前向县国家综合档案馆移交。

(四)对保管条件恶劣或者其他原因可能导致重大活动档案不安全或者损毁的,保管单位要立即向县国家综合档案馆移交;不予移交的,由县档案局责令移交。

四、强化重大活动档案集中管理的长效机制

(一)本级人民政府负责协调处理重大活动档案管理工作中的重要问题,将重大活动档案管理所需经费列入活动财政预算,并予以保障,对在重大活动档案管理中做出贡献的单位和个人给予奖励。

(二)举办、承办单位的职责

1.举办、承办单位要将重大活动档案工作作为重大活动的组成部分,纳入重大活动总体安排,县档案局纳入县委、县政府主办、承办的重大活动的成员单位。

2.举办、承办单位要在重大活动确定后5日内书面告知县档案局,特殊情况下紧急告知县档案局;在重大活动结束后30日内向县档案局办理重大活动档案情况登记。

3.今后,凡有县委、县人大、县政府、县政协主要领导参加的外事接待、重要会议及其他重大活动,由县委办、县人大办、县政府办、县政协办负责通知县档案局派员拍摄影像资料,照片经整理后由县国家综合档案馆归档保存。

4.以县委办、政府办文件通知的重大活动和全县性会议,同时通知县档案局派员拍摄影像资料,由办会单位给相关人员配发工作证,并负责提供被拍摄对象的相关资料。

5.举办、承办单位要按照国家、省、市有关规定编制重大活动材料归档范围,负责做好重大活动材料的收集、整理、归档、保管和移交工作,对重大活动档案实行集中统一管理。经县档案局验收合格,举办、承办单位负责于活动结束后30日内向县国家综合档案馆移交全部档案资料。

6.举办、承办单位要做好重大活动档案的信息化工作,提高重大活动档案利用水平。

(三)档案行政管理部门、国家综合档案馆的职责

1.县档案局要依法履职,对本行政区域内重大活动档案管理工作进行监督、指导,对举办、承办单位无法判定的重大活动档案进行认定。 

2.我县在举办、承办重大活动时,今后凡成立临时机构的,县档案局必须作为成员单位全程参与,委派专业人员指导、协助做好重大活动档案材料的收集、整理、归档、移交工作;未成立临时机构的,县档案局要及时对重大活动档案管理工作进行监督、指导和检查。

3.县国家综合档案馆要建立重大活动档案征集制度,采取收购、征购、捐赠、寄存、转让等方式征集重大活动档案;同时,要做好重大活动档案的利用工作,对移交进馆的重大活动档案及其目录须在30日内依法向社会开放并公布。

(四)宣传报道单位的职责

1.县广播影视服务中心、宣传部门以及其他新闻媒体拍摄、录制的重大活动重要会议和重大事件的照片、录音、影像资料,由本单位确定专人按规定要求整理,在活动结束之日起30日内向县国家综合档案馆移交一套原素材声像档案,任何人不得据为己有。在向国家档案馆移交之前注明相关的人物、地点、时间、事由等内容。

2.未经同级档案行政管理部门批准,新闻媒体和宣传报道单位的重大活动档案不得向国家综合档案馆以外的任何单位或个人出售、转让、赠送,不得私自携运出境。

(五)县委办、县人大办、县政府办、县政协办、县委宣传部、县广播影视服务中心要明确重大活动档案分管领导和直接责任人,将名单及联系电话及时报送县档案局。

(六)以陇西县为受奖励对象获得的各种荣誉牌匾、锦旗、工艺制品、证书等,除特别需要在县委、县政府特定场所摆放、悬挂外,受奖励单位于3个月内移交县国家综合档案馆永久保存。

(七)将重大活动档案管理纳入全县档案工作目标管理考核及检查内容。各级领导要高度重视对重大活动档案的管理,建立健全重大活动档案管理工作保障机制,确保重大活动档案工作责任明确、措施得力、管理有效。对不依法履行重大活动档案管理相关职责的单位,特别是组织承办重大活动的单位造成重大活动档案不齐全的,或者不申报、不按规定移交重大活动档案原件或复制件的,或者不配合档案行政部门开展工作,造成重大活动档案残缺不全的,严格按照国家监察部、国家人社部和国家档案局《档案管理违法违纪行为处分规定》(30号令)有关规定进行查处。

 

陇西县档案馆、陇西县档案学会主办
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